De Archiefwet schrijft voor dat overheden hun informatie in ‘goede, geordende en toegankelijke staat’ moeten brengen en houden. Met andere woorden: we hebben de taak om onze informatie goed te beheren. Dankzij goed informatiebeheer kunnen we ons handelen verantwoorden, transparant zijn en het vertrouwen van burgers en bedrijven behouden of terugwinnen. Daarnaast helpt goed informatiebeheer om efficiënter en beter samen te werken en bereiden we ons voor op toekomstige (AI-)ontwikkelingen. Goed informatiebeheer is daarom ook in 2025 een belangrijk aandachtspunt binnen onze bedrijfsvoering.
Medewerkers zijn zelf verantwoordelijk voor het beheer van de informatie die zij vastleggen of ontvangen bij de uitvoering van hun taken. Op basis van het informatiebeleid en het kwaliteitssysteem informatiebeheer werken we structureel en continu aan verbeteringen. Dat doen we door te zorgen voor up-to-date beleid, heldere interne communicatie en trainingen. Maar ook door alle managementlagen inzicht te geven in de staat van het informatiebeheer, aanbevelingen te doen en te adviseren.
We werken daarnaast aan de verbetering van het ICT-landschap, om zo goed informatiebeheer beter te faciliteren. Zo worden e-mails straks automatisch conform de Archiefwet bewaard en vernietigd. Ook nemen we langzaam maar zeker afscheid van netwerkschijven waarop informatie niet op de juiste manier kon worden beheerd. De gehele organisatie werkt sinds mei 2024 met SharePoint. Dit systeem is speciaal ingericht om informatie conform de Archiefwet te beheren. Bij de aanschaf van nieuwe ICT-middelen is geschiktheid voor informatiebeheer een belangrijke parameter in het keuzeproces.