Bedrijfsvoering

Overhead
Het bepalen van de kosten van overhead is aan wettelijke definities gebonden. Deze officiële definitie luidt als volgt:
“Het geheel van functies gericht op de sturing en ondersteuning van de medewerkers in het primaire proces. Hiertoe behoren ook de systemen en aanverwante lasten die deze functies ondersteunen. Functies die een duidelijk direct verband houden met één of enkele taakvelden' worden toegerekend aan de taakvelden. Alle andere functies worden toegerekend aan overhead.”
Voor de bepaling van personele overhead gaan we uit van de functies zoals genoemd in de notitie Overhead van de commissie BBV. Omdat in de nota beleidsvrijheid aanwezig is, is voor specifieke functies in lijn met de uitgangspunten van de BBV-notitie vastgelegd of deze tot de overhead of tot programmakosten behoren.
Voor de Provincie Noord-Holland betekent dit dat capaciteitskosten voor ondersteunende bedrijfsvoering (personele kosten bestaande uit eigen en ingehuurde medewerkers) tot de overhead worden gerekend. Dit zijn hoofdzakelijk medewerkers voor de volgende functies: Personeel, Inkoop, Organisatie, Juridische zaken, Financiën, Automatisering en ICT, Communicatie en Huisvesting.
Daarnaast worden leidinggevenden, die zich voornamelijk bezighouden met de sturing van medewerkers, tot de overhead gerekend.
Materiële overheadkosten zijn bijvoorbeeld het onderhoud aan de panden, schoonmaak, beveiliging, catering en kosten van informatisering.
Er worden geen overheadkosten aan investeringen toegerekend. Dat geldt zowel voor personele kosten als voor materiële kosten.
Deze kosten worden toegelicht in de programmabegroting onder programma 7, beleidsdoel 7.2.

Totale capaciteitskosten
Provinciale Staten stellen bij de begroting de totale budgetten voor de uitvoering van de programma’s en nieuwe investeringskredieten vast. De capaciteitsbudgetten maken deel uit van deze budgetten. In deze paragraaf staan de capaciteitskosten apart vermeld en toegelicht.
Capaciteitskosten zijn de kosten van lonen voor de eigen medewerkers plus de zogenaamde persoonsgebonden kosten, zoals reis- en opleidingskosten. Daarnaast worden ook de kosten van ingehuurde medewerkers tot de capaciteitskosten gerekend.
Bijzonder aan deze kosten is dat ze niet direct op de programma’s kunnen worden verantwoord, omdat medewerkers voor meerdere programma’s kunnen worden ingezet. Medewerkers worden immers niet in dienst genomen van een programma, maar van een organisatorische eenheid binnen de organisatie. De capaciteitskosten worden via een verdeelsleutel op basis van werkprogramma’s toegerekend aan de programma’s en aan de investeringskredieten.
De grote uitdagingen vanuit het Rijk zijn op dit moment nog steeds niet uitgekristalliseerd. Externe factoren, zoals beperkingen vanwege stikstof, maken de uitvoering van projecten onzeker. Daarnaast staat de arbeidsmarkt nog steeds onder druk waardoor het soms moeilijk is om geschikte kandidaten voor een functie te vinden. We constateren daarnaast dat dit tot hogere prijzen voor de inhuur van specialisten heeft geleid.
Dit leidt tot onzekerheden in de bepaling van de capaciteit die nodig is om de opgaven te realiseren.  Omdat alle capaciteit zo flexibel mogelijk wordt ingezet, kan dit leiden tot verschuivingen in de toerekeningen met verschillende effecten:

• Als capaciteit die is geraamd voor het ene programma wordt ingezet voor een ander programma, leidt dit tot een neutrale verschuiving van kosten (Wijziging van de procentuele toerekeningssleutel).
• Als capaciteit die nu nog is geraamd voor investeringsprojecten wordt ingezet voor onderhoudsprojecten, leidt dit tot minder activeren van capaciteitskosten op de balans en hogere lasten op het betreffende programma. Hoewel hiermee de totale capaciteitskosten niet stijgen, heeft het wel effect op de verdeling van deze kosten over de jaren. In het geval van activeren worden kosten over een aantal jaren verdeeld via de kapitaallasten. Als programmakosten komen ze echter direct in één jaar als lasten op het programma naar voren.

In komende begrotingswijzigingen zullen deze effecten zo nodig aan Provinciale Staten worden voorgelegd.
Gedurende het jaar neemt daarnaast het aandeel van capaciteit in een programma toe, omdat flexibel inhuur wordt ingezet om de doelen te realiseren. In de laatste begrotingswijziging wordt de laatst actuele stand voor het lopende begrotingsjaar opgenomen. Dit betreft bijna uitsluitend tijdelijke ingehuurde capaciteit vanuit de programmabudgetten of investeringskredieten voor specifieke werkzaamheden. Dit veroorzaakt de hogere capaciteit in het lopende jaar 2024 ten opzichte van de structurele capaciteit in de jaren 2025 tot en met 2028. In 2028 zien we daarnaast een daling van ca. 2 miljoen bij het programma klimaat door het aflopen van een subsidieregeling (SPUK) waaruit capaciteitskosten werden gedekt.